Privacyverklaring

De Warmteman hecht veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens. In deze verklaring leggen we uit welke gegevens we verzamelen wanneer je onze website gebruikt, de besparingscheck doorloopt, een offerte aanvraagt of inlogt in het klantenportaal, en wat we daarmee doen. We verwerken persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Wie is verantwoordelijk?

Verwerkingsverantwoordelijke is Warmteman B.V., handelend onder de naam De Warmteman.

• Adres: Vijverweg 2, 7641 LH Wierden
• E-mail: info@dewarmteman.nl
• Telefoon: 0546 232 055
• KvK-nummer: 88960935
• BTW-nummer: NL864836521B01

We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; dat is voor een organisatie van onze omvang en aard niet verplicht. Vragen over privacy kun je stellen via info@dewarmteman.nl.

2. Welke gegevens verwerken we?

Besparingscheck en offerteaanvraag

Doorloop je de besparingscheck of vraag je een offerte aan voor een warmtepomp of airco, dan verwerken we je voor- en achternaam, adres, postcode en woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer en — als je die invult — je bedrijfsnaam. Daarnaast leggen we de gegevens over je woning vast die nodig zijn om een passend advies en een prijs te kunnen geven: woningtype, bouwjaar, woonoppervlak, grootte van je huishouden, geschat gasverbruik, welke isolatie is aangebracht, hoe je nu verwarmt, de gewenste plek van de buitenunit, en de opmerkingen die je zelf meegeeft.

Klantdossier, installatie en facturatie

Word je klant, dan komt daar het dossier bij: je offertes en facturen, de planning van de inspectie en de installatie, de foto's en documenten die onze monteurs tijdens de inspectie en oplevering vastleggen, werkbonnen, en de communicatie die we met je voeren. Ook leggen we vast welke apparatuur bij je is geïnstalleerd en of je een onderhoudscontract hebt.

Klantenportaal

Heb je toegang tot het klantenportaal, dan verwerken we je e-mailadres, je wachtwoord (uitsluitend versleuteld opgeslagen — we kunnen het zelf niet inzien) en het moment waarop je voor het laatst hebt ingelogd. Voor het inloggen plaatsen we één noodzakelijke cookie die dertig dagen geldig is.

Telefoongesprekken

Bel je ons of bellen wij jou, dan registreert onze telefooncentrale het telefoonnummer, het tijdstip, de duur en de status van het gesprek. We koppelen dat gesprek aan je dossier, zodat de collega die je spreekt weet waar het over gaat, en we kunnen er een notitie bij zetten.

We nemen telefoongesprekken op. Dat doen we om de kwaliteit van onze dienstverlening te bewaken en om afspraken die telefonisch zijn gemaakt later te kunnen terughalen. De opnames worden bewaard bij onze telefonieprovider; onze medewerkers kunnen een opname vanuit je klantdossier terugluisteren. Aan het begin van het gesprek laten we weten dat er wordt opgenomen. Wil je niet dat een gesprek wordt opgenomen, laat dat dan weten — dan handelen we je vraag per e-mail af.

E-mail

Van de e-mails die wij je sturen (zoals een offerte, een afspraakbevestiging of een factuur) bewaren we een logboek met de ontvanger, het onderwerp, de inhoud en of de verzending is gelukt. Dat is nodig om te kunnen nagaan of belangrijke berichten je hebben bereikt.

Locatiegegevens

We zetten je adres om naar coördinaten om werklocaties op onze planningkaart te kunnen tonen en ritten efficiënt in te delen. Dat gebeurt op basis van je adres — we volgen je apparaat niet en gebruiken geen locatiebepaling in je browser.

Sollicitaties

Solliciteer je bij ons, dan verloopt dat via e-mail en verwerken we de gegevens die je zelf meestuurt, zoals je cv en motivatie.

Websitegebruik

We verwerken de technische gegevens die nodig zijn om de website te laten werken en te beveiligen. Op dit moment laden we geen analytics- of marketingscripts. Plaatsen we die later wel, dan gebeurt dat uitsluitend na jouw toestemming — zie ons cookiebeleid.

3. Doeleinden en grondslagen

We verwerken je gegevens voor de volgende doelen:

• Het berekenen van een indicatie, het opstellen en uitbrengen van een offerte en het uitvoeren van de installatie — grondslag: uitvoering van de overeenkomst, of het nemen van precontractuele maatregelen op jouw verzoek.
• Het aanvragen van ISDE-subsidie namens jou, als je ons daarvoor opdracht geeft — grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Klantenservice, onderhoud en garantie-afhandeling — grondslag: uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij een goed klantcontact.
• Het opnemen van telefoongesprekken voor kwaliteitsbewaking en het vastleggen van telefonisch gemaakte afspraken — grondslag: ons gerechtvaardigd belang. Je kunt hiertegen bezwaar maken.
• Facturatie en administratie — grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht).
• Het verzenden van tips en aanbiedingen — grondslag: jouw toestemming, die je altijd kunt intrekken.
• Het beoordelen van je sollicitatie — grondslag: het nemen van precontractuele maatregelen op jouw verzoek.
• Beveiliging en verbetering van de website en het portaal — grondslag: gerechtvaardigd belang.

4. Geautomatiseerde berekening

De besparingscheck op onze website berekent automatisch een indicatie van je besparing en een richtprijs, op basis van de gegevens die je zelf invult. Dat is een rekenhulp, geen besluit: er komt altijd een medewerker aan te pas voordat je een bindende offerte krijgt, en de definitieve prijs volgt pas na opname van je situatie. We nemen geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking.

5. Hoe lang bewaren we je gegevens?

We bewaren je gegevens niet langer dan nodig is voor de doelen hierboven. We hanteren de volgende termijnen:

• Besparingschecks en offerteaanvragen die niet tot een opdracht leiden: 7 jaar na het laatste contact.
• Klant- en installatiedossiers, inclusief inspectiefoto's en werkbonnen: 10 jaar na oplevering, in verband met garantie- en aansprakelijkheidstermijnen.
• Facturen en overige administratie: 7 jaar, op grond van de wettelijke fiscale bewaarplicht.
• Gegevens over telefoongesprekken: 12 maanden.
• Opnames van telefoongesprekken: 3 maanden.
• Het e-maillogboek: 7 jaar.
• Toegang tot het klantenportaal: zolang je klant bent en daarna nog 7 jaar.
• Sollicitatiegegevens: 4 weken na afronding van de procedure, of 1 jaar als je ons daarvoor toestemming geeft.

6. Delen met derden

We verkopen je gegevens nooit. We schakelen wel dienstverleners in die ons helpen onze diensten te leveren; met hen sluiten we een verwerkersovereenkomst. Het gaat om:

• TransIP — de Nederlandse hostingpartij waarop de website, het klantenportaal en onze database draaien.
• Resend — voor het verzenden van onze e-mail.
• Voys / VoIPGRID — onze telefooncentrale, die gespreksgegevens registreert en de gespreksopnames bewaart.
• PDOK (Kadaster) — de openbare adressenservice van de Nederlandse overheid, die we gebruiken om adressen te controleren en om te zetten naar coördinaten.
• Bordan — onze accountant, voor de financiële administratie.
• De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) — wanneer we in jouw opdracht een ISDE-subsidieaanvraag indienen.

Daarnaast verstrekken we gegevens wanneer de wet ons daartoe verplicht.

7. Doorgifte buiten de Europese Unie

Je gegevens blijven zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte. Onze hosting, telefonie, adressenservice en administratie zijn allemaal in Nederland ondergebracht.

De uitzondering is Resend, de dienst waarmee we onze e-mail versturen: dat is een Amerikaans bedrijf. Voor die doorgifte baseren we ons op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en op het EU-US Data Privacy Framework.

8. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking. Zo verloopt al het verkeer met onze website en het portaal versleuteld, bewaren we wachtwoorden uitsluitend versleuteld, hebben onze medewerkers alleen toegang tot de gegevens die ze voor hun werk nodig hebben, en maken we regelmatig back-ups. Heb je de indruk dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of dat er sprake is van misbruik, neem dan contact op via info@dewarmteman.nl.

9. Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken tegen de verwerking en je gegevens in een gangbaar bestandsformaat over te laten dragen. Heb je ons toestemming gegeven, dan kun je die altijd weer intrekken; dat heeft geen gevolgen voor de verwerking die daarvóór al heeft plaatsgevonden.

Stuur je verzoek naar info@dewarmteman.nl. We reageren binnen één maand. Om er zeker van te zijn dat het verzoek van jou komt, kunnen we je om aanvullende informatie vragen; we vragen daarbij niet om een kopie van je identiteitsbewijs.

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan horen we dat graag eerst zelf. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer we een nieuwe dienst in gebruik nemen. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan. Vragen? Neem contact op via onze klantenservice.